1. Inleiding

Dit is het privacybeleid van de Eindhovense Studentensportfederatie, gevestigd aan Onze Lieve Vrouwestraat 1, 5612AW Eindhoven, ingeschreven in het ondernemingsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40236439, verder te noemen ‘ESSF’.

Persoonlijke informatie wordt gedeeld met en verwerkt door de ESSF. Het is belangrijk om deze informatie zorgvuldig te behandelen en het is onze wettelijke verplichting om dit privacybeleid beschikbaar te stellen aan alle betrokkenen. Dit is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die in mei 2018 in de Nederlandse wet is ingevoerd.

2. Geregistreerde gegevens

Waarom verzamelen wij uw gegevens?

Informatie van bestuursleden van Studentensportverenigingen (SSV’s) worden opgeslagen voor communicatiedoeleinden (o.a. mail en telefoonnummer) en voor de verdeling van bestuursbeurzen. Gegevens van de vereniging worden geregistreerd voor organisatorische doeleinden (bijvoorbeeld distributie van de transportwagens). Bovendien kunnen bij deelname aan door de ESSF georganiseerde evenementen gegevens worden verkregen en gebruikt voor organisatorische doeleinden of promotionele doeleinden (bijvoorbeeld fotomateriaal tijdens een ESSF-activiteit). Ten slotte worden gegevens van commissieleden opgeslagen om ervoor te zorgen dat zij bereikbaar zijn en om goed rekening te kunnen houden met hun bijdrage aan het ‘noodbeleid’ van de ESSF.

Verschillende partijen

De ESSF registreert gegevens van de volgende partijen:

• SSV's
• Huidige bestuursleden van de SSV’s
• Leden van commissies van de ESSF
• Individuele sporters die zich aanmelden voor ESSF-activiteiten

In de volgende paragrafen vindt u aanvullende informatie over welke gegevens worden geregistreerd, hoe deze gegevens worden verkregen en hoe lang ze worden bewaard.

SSV's

Inhoud van de geregistreerde gegevens

Aan alle besturen wordt gevraagd ons informatie te verstrekken over de evenementen die zij in de loop van het jaar willen organiseren. Gegevens waar om wordt gevraagd zijn: een algemene omschrijving van het evenement, of het ook toegankelijk is voor mensen buiten de vereniging en of de ESSF dit evenement op de website mag publiceren. De informatie wordt uitsluitend gebruikt voor organisatorische doeleinden en zal alleen aan externe partijen worden gecommuniceerd als besturen expliciet aangeven hiermee akkoord te gaan.

Naast deze gegevens die wij van de besturen vragen, hebben wij toegang tot informatie die de besturen verplicht moeten verstrekken aan het Studentensportcentrum (SSCE). De toegankelijkheid van informatie die is opgeslagen door de SSCE/onze partners zal in het vierde deel worden besproken.

Tenslotte kunnen wij de besturen van de SSV’s om financiële gegevens vragen als zij een van onze subsidies willen aanvragen. Wij vragen alleen gegevens die nodig zijn om de transactie af te ronden en die nodig zijn voor onze administratie. Deze gegevens bestaan uit IBAN, naam (aanvrager/SSV) en een omschrijving van de gebeurtenis waarvoor SSV financiële ondersteuning vraagt.

Lengte van gegevensopslag

Evenementen die in de ESSF-evenementenkalender zijn opgenomen, blijven daar staan, om een overzicht te geven van evenementen uit het verleden. Als een sportvereniging deze gegevens wil verwijderen, kan zij deze op ieder gewenst moment zelf verwijderen.

De financiële gegevens die worden gebruikt voor subsidieaanvragen worden opgeslagen in onze financiële administratie.

Bestuursleden

Inhoud van geregistreerde gegevens

Tijdens de eerste bijeenkomst tussen de ESSF en de besturen van de SSV’s vragen wij enkele persoonlijke gegevens van de bestuursleden. Dit is op opt-out basis. Indien u deze gegevens niet aan ons wenst te verstrekken, kunt u dit tijdens dit gesprek eenvoudig aangeven. Deze gegevens omvatten: naam (voor- en achternaam), telefoonnummer, e-mailadres en uw (onderwijs)instelling. Deze gegevens worden voor een aantal doeleinden gevraagd. Allereerst willen wij met u en uw bestuur in contact kunnen komen wanneer wij specifiek voor uw vereniging belangrijke informatie hebben, of wanneer wij voor alle verenigingen algemene informatie hebben die wij willen delen. Daarnaast moeten wij u kunnen bereiken in geval van nood.

Aan welke instelling je studeert, is een noodzakelijke informatie als je een bestuursbeurs wilt kunnen aanvragen.

Lengte van gegevensopslag

Persoonlijke gegevens van bestuursleden worden bewaard zolang zij in functie zijn. Deze informatie wordt vervangen door informatie van het nieuwe bestuur zodra de oude bestuursleden hun bestuursjaar hebben beëindigd.

Individuele atleten

Inhoud van geregistreerde gegevens

Over het algemeen registreren wij geen gegevens van individuele sporters. De ESSF organiseert echter het hele jaar door meerdere activiteiten waaraan individuele sporters kunnen deelnemen. Als u zich wilt abonneren op een dergelijke activiteit, kunnen we u vragen om enkele persoonlijke gegevens vrij te geven en dus gegevens op te slaan: uw naam (voornaam en achternaam) en, in sommige gevallen, uw telefoonnummer of e-mailadres als we contact met u moeten kunnen opnemen .

Lengte van gegevensopslag

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor organisatorische doeleinden voorafgaand aan en tijdens het evenement. Uw gegevens worden verwijderd als u ons daarom verzoekt. Foto- en videomateriaal dat tijdens deze activiteiten wordt gemaakt, wordt besproken in hoofdstuk 3.

3. Fotografie en video

Evenementen

Tijdens evenementen van de ESSF kan er foto- en videomateriaal van u en andere deelnemende leden worden gemaakt. Dit materiaal zou achteraf via de kanalen van het specifieke evenement kunnen worden gepubliceerd. Wanneer u zich inschrijft voor een ESSF-evenement, gaat u akkoord met deze voorwaarden.

Via eerder genoemde kanalen worden materialen gedeeld op basis van opt-out. Degenen die niet willen dat dergelijk materiaal met zichzelf gedeeld wordt, kunnen hun opt-out doorgeven aan het ESSF-bestuur.

Na afloop van een evenement kan een deel van het verkregen foto- en videomateriaal worden gebruikt voor promotionele doeleinden voor (toekomstige evenementen van) de ESSF. Mocht dit het geval zijn en u wilt zich afmelden, dan kunt u uw wens tot opt-out kenbaar maken aan het ESSF-bestuur, waarna deze gegevens worden verwijderd.

4. Derden/delen van gegevens

Toegankelijkheid van gegevens

Er worden geen gegevens gedeeld met derden zonder een gegevensbeschermingsovereenkomst, waarin staat welke gegevens precies worden verwerkt en hoe zij de gegevens beschermen.

Gegevens zoals gebruikt door de ESSF worden opgeslagen in een Google cloud-account. Gegevensverwerking en opslag met behulp van een Google cloudaccount is conform de AVG. Details over deze gegevensopslag vindt u in hun privacy- en beschermingsverklaring.

We werken nauw samen met de SSCE en hebben door de jaren heen wat meer organisatorische taken op ons genomen (bijvoorbeeld het reserveren van de transportwagens) waarvoor we gebruik maken van DMS. Wij hebben dus toegang tot de informatie in DMS, maar slaan deze gegevens niet zelf op. De SSCE geeft via hun eigen privacybeleid, dat is opgesteld door de Technische Universiteit Eindhoven, meer informatie over de inhoud en opslag van deze gegevens. Verder is het gebruik van DMS door de SSCE in overeenstemming met de AVG. De toegang tot DMS is strikt gereguleerd en wordt alleen gebruikt door leden van de ESSF indien dit noodzakelijk is voor de genoemde organisatorische taken.

5. Uw rechten

Als u zich wilt afmelden voor het delen van bepaalde gegevens of als u vragen of opmerkingen heeft over het privacybeleid, kunt u contact opnemen met het ESSF-bestuur via: mail@essf.nl of via 040-2475738

Daarnaast heeft u het recht om uw geregistreerde persoonsgegevens in te zien, informatie aan te vullen of te laten verwijderen. Zorg ervoor dat u zich kunt legitimeren wanneer u dit wenst.